Organiseer je een evenement (fuif, markt, buurtfeest, …) in onze gemeente?
Dan heb je een vergunning nodig en dien je dit aan te vragen via het digitaal evenementenloket. Het betreft enkel activiteiten die plaatsvinden op openbaar of privaat domein én publiek toegankelijk zijn of specifieke vergunningen (geluidsafwijkingen, verkeersmaatregelen, …) vereisen.
Privéfeesten (tuinfeest, communiefeest, …) worden niet als een evenement beschouwd en hoef je dus niet aan te vragen. Toch is het aangeraden om grootschalige privéfeesten te melden aan het gemeentebestuur zodat we de politiediensten op de hoogte kunnen brengen. In dit geval is het ook aan te raden om je buren op de hoogte te brengen van je festiviteiten.
2 maanden vooraf: (tent)fuif, festival, doortocht, groot sportevenement, evenementen met grote impact op het verkeer, …
Tip: wacht niet tot de laatste moment om je evenement aan te vragen. Toch nog vragen over de juiste aanvraagtermijn van je evenement? Neem dan contact op met de dienst evenementen.
De aanvraag dient te gebeuren via het digitaal evenementenloket 'Eaglebe': aanvraag evenement
Bij het eerste gebruik moet je je registreren. Nadat je de registratie voltooid hebt, kan je je aanmelden met je e-mailadres en wachtwoord.
De registratie is nodig voor een betere opvolging van je evenement. Zo zal je bij een nieuwe aanvraag niet telkens opnieuw je contactgegevens moeten ingeven en kan je op elk moment nagaan in welke stap jouw aanvraag zicht bevindt. Elke aanvraag binnen dit account wordt bewaard. Indien je een jaarlijks terugkerend evenement organiseert, kan je deze ook gewoon kopiëren voor een volgende aanvraag.
Wanneer je aanvraag wordt goedgekeurd, wordt deze automatisch aan de lokale politie bezorgd.
We leggen hieronder kort de belangrijkste stappen uit om aan de slag te gaan met het digitaal evenementenloket.
Nadat je je geregistreerd heb, kan je een aanvraag indienen, opslaan en opvolgen. Vraag je een evenement aan in naam van een vereniging? Maak dan een account aan op het algemeen mailadres. Zie ‘tips’ voor meer info.
Je ontvangt een mail nadat je een aanvraag hebt ingediend, indien er bijkomende vragen zijn en wanneer je evenement werd goedgekeurd.
Wanneer je een nieuwe aanvraag indient, kan je deze tussentijds opslaan. Je kan dus op elk moment het evenementenloket afsluiten en later verder werken. Denk wel aan de aanvraagtermijnen die van toepassing zijn.
Raadpleeg de uitgebreide handleiding voor meer info.
We geven graag enkele tips mee voor het gebruik van het digitaal evenementenloket.
Doe je een aanvraag in naam van een vereniging? Maak dan een account aan op naam van de vereniging met een algemeen e-mailadres. Zo is het profiel niet persoonsgebonden en kan het account makkelijk worden overgedragen wanneer je de vereniging verlaat en kunnen meerdere personen uit je vereniging de aanvraag opvolgen.
Probeer je aanvraag zo volledig mogelijk in te dienen (denk aan grondplannen, signalisatieplannen, …). Indien er informatie ontbreekt die noodzakelijk zijn voor de vergunning van het evenement, krijg je een e-mail met de vraag om je dossier te vervolledigen.
Organiseer je een nieuwe editie van een evenement dat je eerder indiende? Dan kan je de vorige aanvraag gewoon kopiëren en de nodige wijzigingen aanbrengen. Let op: als je een aanvraag hebt ingediend in naam van een vereniging met een account gekoppeld aan een persoonlijk e-mailadres, dan kan de aanvraag niet door iemand anders worden gekopieerd.
Indien er nog vragen of problemen zijn, neem dan contact op met de dienst evenementen.
Als vereniging of organisatie van Oud-Turnhout kan je gebruik maken van materialen op je evenement. Alle info daarover vind je hier.
